• Assistant de Gestion Administrative (H/F)

    Localisation FR-MARNES-LA-COQUETTE
    Identifiant de la demande
    2018-6693
    Nombres de postes
    1
    Catégorie
    Qualité et réglementation
  • Présentation

    Nous sommes à la recherche d'un Assistant de Gestion Administrative (H/F) dans le cadre d'un Contrat à Durée Déterminée de 12 mois.

     

    Rattaché(e) au Responsable Affaires Réglementaires, vous assurez l’organisation, la logistique administrative et le travail de secrétariat pour tous les membres de l’équipe Affaires Réglementaires/Assurance Qualité.

     

    MISSIONS :

     

    Prendre en charge le secrétariat classique quotidien:

    • Saisir les courriers et mettre en page tous types de documents, en assurer la réception et la diffusion
    • Assurer le classement des documents de la direction selon une organisation établie et gérer les documents
    • Assurer l’accueil des visiteurs et gérer les appels téléphoniques destinés à la direction
    • Préparer, organiser et coordonner les déplacements, voyages, réceptions, réunions
    • Gérer les interfaces avec les Directions, les collaborateurs et les partenaires extérieurs en garantissant la fluidité des informations
    • Réaliser la diffusion du courrier et veiller à son traitement et à la bonne diffusion des messages
    • Assister à des réunions et en assurer le compte-rendu
    • Etablir et suivre des tableaux de bord du département
    • Suivre les investissements en matériel de bureau et réapprovisionner les petites fournitures de bureau et consommables pour le département

     

    Activités liées aux Affaires Réglementaires : demandes de légalisation, gestion des documents réglementaires (scan, stockage, distribution, mise à jour), obtention des certificats de libre vente pour tous les produits, maintien des statuts d’enregistrement des produits dans la base de données, mettre à jour les indicateurs mensuellement.

     

    Activités liées à l’Assurance Qualité : administration de la base de données ENNOV, aider les utilisateurs et former les nouveaux collaborateurs, participer à la gestion des documents du système qualité, mettre à jour les indicateurs, préparation administrative des revues Qualité.

     

    FORMATION - COMPETENCES :

     

    • Formation Bac + 2 type BTS Secrétariat /DUT de gestion ou d’administration ou équivalent
    • Expérience de 5 ans en secrétariat
    • Qualités : résolution de problèmes et état d’esprit positif, sens de l’organisation, disponibilité, réactivité, gestion du temps, sens de la confidentialité, discrétion, facilités de communication (écrite et orale), disponibilité, bonne présentation, bonne culture générale, proactif à proposer des solutions, savoir travailler dans un environnement international
    • Maîtrise de l’Anglais
    • Maîtrise du Pack Office (Word, Powerpoint, Excel)

     

    Options

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