• Secrétaire de Direction

    Localisation FR-MARNES-LA-COQUETTE
    Identifiant de la demande
    2018-7754
    Nombres de postes
    1
    Catégorie
    Administratives
  • Présentation

    Rattaché(e) au Spécialiste Conformité Senior et au Responsable Juridique EMEA, le/la Secrétaire de Direction assure l’organisation, la logistique administrative et le secrétariat du service Conformité et du service Juridique, en veillant à la bonne transmission des informations.

     

    MISSIONS :

     

    • Prendre en charge la gestion des dossiers administratifs à forte valeur ajoutée liés au fonctionnement des services :
      • Rechercher, collecter, analyser, agréger, préparer les données relatives aux avantages, conventions et rémunérations soumis à la loi Transparence française pour transmission aux autorités et publication, et en vérifier la cohérence ainsi que les preuves de paiement
      • Préparer les données dans le format requis par les autorités pour soumission et publication
      • Classer et archiver les données relatives à ces paiements ou conventions au format électronique et papier
      • Assurer le suivi, la signature et la gestion des contrats et de tous documents relevant du périmètre de la Direction Juridique 
    • Prendre en charge le secrétariat classique quotidien des services d’affectation :
      • Saisir les courriers et mettre en page tous types de documents, en assurer la réception et la diffusion
      • Assurer le classement des documents du service selon une organisation établie et gérer les documents
      • Assurer l’accueil des visiteurs et gérer les appels téléphoniques destinés aux services d’affectation
      • Préparer, organiser et coordonner les déplacements, voyages et réceptions
      • Gérer les interfaces avec les Directions, les collaborateurs et les partenaires extérieurs en garantissant la fluidité des informations
      • Réaliser la diffusion du courrier et veiller à son traitement et à la bonne diffusion des messages
      • Organiser, assister à des réunions
      • Suivre des dossiers spécifiques liés au fonctionnement des services d’affectation
      • Etablir et suivre des tableaux de bord concernant les services d’affectation, à la demande de sa hiérarchie
      • Suivre les investissements en matériel de bureau et réapprovisionner les petites fournitures de bureau et consommables, et gérer les commandes et les factures
      • Traiter le courrier, préparer les dossiers du service et rédiger les notes courantes

     FORMATION - COMPETENCES :

    • Formation Bac + 2 administration/gestion/comptabilité ou secrétariat
    • Excellente maîtrise du pack office (notamment Excel)
    • Grande rigueur, autonomie, réactivité et dynamisme
    • Capacité d'analyse
    • Connaissance des processus de facturation et de l’ERP
    • Très bon sens de l’organisation (gestion, classement, et priorités)
    • Fiabilité et précision, bon relationnel, flexibilité et polyvalence, confidentialité et discrétion
    • Goût pour les chiffres et les aspects juridiques
    • Anglais lu, écrit parlé.

    LIEU DE TRAVAIL : Marnes-la-Coquette

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